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Como fazer um onboarding de alto impacto?

A palavra onboarding, apesar de inglesa, é bem comum entre os profissionais de RH. Em tradução literal, pode ser entendida como “embarcando” e refere-se a uma série de procedimentos conduzidos pelo departamento de recursos humanos para integrar o mais novo colaborador a empresa.

Por que o onboarding é importante para a empresa e para o estagiário?

O processo de integração e de adaptação para o mais novo colaborador, especialmente para o estagiário, pode impactar na performance e o futuro dele dentro da empresa.

Um levantamento feito pela SHRM (Society for Human Resource Management) mostra que 58% dos colaboradores que passam por um processo se inserção estruturado, tem mais chances de permanecer na empresa por mais de três anos.

E para conduzir esse processo, existem os 4 C’s que servem de apoio aos profissionais. Eles significam Compliance, Clarification, Cultura e Connections. Em português podem ser definidos, como:

Conformidade

Trata-se do ensino das regras, políticas internas e regulamentos que o colaborador precisa saber.

Esclarecimento

Esse ponto é sobre deixar claro ao colaborador sobre suas funções, a quem ele pode recorrer em determinadas situações, quais as expectativas deles e o que a empresa espera.

Cultura

Deixar claro as regras formais e informais, além de falar dos valores propostos pela empresa.

Conexão

Sobre as relações interpessoais que os profissionais devem manter dentro da empresa.

Durante o onboarding do estagiário é importante levar esses quatro pilares em consideração para ter sucesso nessa jornada de imersão do colaborador.

Quais são as etapas do onboarding?

As principais etapas do onboarding para a empresa, são:

Pré-chegada:

Trata-se do envio do e-mail preparando o estagiário sobre o esse novo ciclo, dando algumas orientações básicas a respeito do primeiro dia, quando vai iniciar, horários, informações do gênero.

Apresentação

Essa etapa é no primeiro dia de trabalho, é importante reforçar os valores da empresa, explicar sobre o setor de atuação, expectativas para o cargo, etc.

Integração

Momento de colocar o estagiário em contato com outros colaboradores, apresentar a equipe, setores e começar a familiarização com as atividades que ele irá exercer dentro da empresa.

Mapeamento

O mapeamento trata-se do RH conhecer cada setor da empresa, para conseguir desenvolver um trabalho de onboarding eficaz e também personalizado.

Acompanhamento

O RH deve acompanhar de perto o processo de onboarding para entender melhor onde deve melhorar e também quais pontos estão tendo sucesso no processo.

Como fazer o onboarding?

Fazer essa recepção do novo estagiário requer um planejamento do RH, por isso explicamos alguns passos importantes para esse processo:

1. Tenha claro o objetivo do processo

O processo de onboarding pode variar muito de empresa para empresa, pois, algumas levam mais tempo que outras para integrar o colaborador. Existem companhias que fazem isso em uma semana e outras em um dia.

Então, é necessário definir como isso será feito, haverá algum tipo de treinamento para capacitá-lo? Será uma ação apenas engajamento? Quanto tempo vai levar e como vai ser?

2. Foque nos 4 C’s

Explicamos lá em cima os 4 C’s e o que cada um significa. Elas servem para seguir um cronograma de integração que seja eficaz e que faça sentido para empresa. Cada corporação tem um posicionamento, uma reputação e conjunto de valores.

Algumas são mais descontraídas, outras mais tradicionais, no entanto, todas precisam fazer o onboarding e ter os pontos Conformidade, Esclarecimento, Cultura e Conexão bem trabalhados fará que essa jornada de integração do estagiário seja bem-sucedida.

3. Faça um cronograma de atividades

Tenha uma agenda detalhada sobre cada atividade que irá ser feita com o recém contratado, bem como, quais profissionais estarão com ele durante esse período.

4. Defina KPI´s

Também é necessário definir quais são os indicadores do cargo para alinhar isso junto com o estagiário, afinal, ele deve ser orientado e também avaliado, para saber se está entregando resultado como o esperado.

5.    Registre e compartilhe as informações com gestores

O processo de onboarding precisa ser documentado e compartilhado com o gestor da área que recebeu o novo estagiário, para que juntamente com o RH possam enxergar possíveis falhas, encontrar soluções com o objetivo de manter um padrão de qualidade.

Principais vantagens do onboarding

Além de promover a integração do estagiário na empresa, o onboarding também promove:

Inclusão na equipe

O processo de integração ajuda o estagiário a conhecer melhor a equipe que irá fazer parte e também a de outros setores. Isso é muito importante para que todos tenham a mesma sinergia. Mas, sobretudo, para que ele conheça quem irá orientá-lo durante o período de estágio.

Mais engajamento e retenção de talentos

O engajamento sempre será o objetivo de qualquer ação de onboarding dentro da empresa e isso influencia na retenção de talentos. Pois quanto mais engajado o estagiário estiver, menor a probabilidade de sair em busca de outras oportunidades.

Propósitos que se encontram

Um bom processo seletivo termina na contratação do candidato certo para a empresa. E, muito provavelmente, o profissional de RH explicou durante a seleção os valores da organização.

No entanto, o estagiário precisa sentir isso no dia a dia da empresa, e os primeiros dias são cruciais para ele compreender que os valores propostos pela organização combinam com os que os que acredita. Afinal, primeira impressão é a que fica, certo?

Esse momento da integração do colaborador é muito importante para a empresa e para o estagiário e existem muitas formas de fazê-lo. É fundamental entender qual é a marca que o empregador quer deixar para o recém contratado e trabalhar em cima dessa premissa, para assim ter um onboarding de sucesso.

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